Getrennte Nummernkreise
Bei gemischter Tätigkeit (freiberuflich und gewerblich) sind nach §14 Abs. 4 Nr. 4 UStG getrennte, fortlaufende Rechnungsnummern erforderlich. time2invoice automatisiert dies vollständig.
Rechtliche Grundlagen
§14 Abs. 4 Nr. 4 UStG — Fortlaufende Nummer
Die Rechnung muss eine fortlaufende Nummer enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird. Bei unterschiedlichen Tätigkeitsarten (freiberuflich/gewerblich) müssengetrennte Nummernkreise geführt werden.
UStAE 14.5 Abs. 10 — Getrennte Nummernkreise
Werden verschiedene Tätigkeiten ausgeübt, sind zur Vereinfachung der Zuordnung getrennte fortlaufende Nummernkreise zu verwenden. Dies gilt insbesondere bei der Kombination von freiberuflicher und gewerblicher Tätigkeit.
Wichtig für EÜR und Steuererklärung
Die Trennung ist nicht nur umsatzsteuerlich relevant, sondern auch für die Einkommensteuererklärung zwingend erforderlich: Freiberufliche Einkünfte (Anlage S) und gewerbliche Einkünfte (Anlage G) müssen getrennt ausgewiesen werden.
Wann sind getrennte Nummernkreise nötig?
Freiberufliche Tätigkeiten
§18 EStG - Einkünfte aus selbständiger Arbeit:
- Beratung und Coaching
- Webdesign und Grafik
- Software-Entwicklung
- Übersetzungen und Texte
- Wissenschaftliche Tätigkeiten
- Kreative und künstlerische Arbeit
Gewerbliche Tätigkeiten
§15 EStG - Einkünfte aus Gewerbebetrieb:
- Handel und Verkauf
- Vermittlung und Vertrieb
- Software-Lizenzen verkaufen
- Dropshipping und E-Commerce
- Affiliate-Marketing
- Hosting und SaaS-Angebote
Nur eine Tätigkeit = ein Nummernkreis
Betreibst du ausschließlich freiberufliche oderausschließlich gewerbliche Tätigkeiten, genügt ein einziger fortlaufender Nummernkreis (z.B. 2024-001, 2024-002, ...).
Gemischte Tätigkeit = getrennte Kreise
Sobald du sowohl freiberuflich als auch gewerblich tätig bist,müssen getrennte Nummernkreise geführt werden. Andernfalls drohen Beanstandungen bei Betriebsprüfungen.
Beispiele für getrennte Nummernkreise
Freiberufliche Tätigkeiten
Beratung, Design, Entwicklung
FR-2024-001Webdesign-Beratung
FR-2024-002UI/UX Design
FR-2024-003Frontend-Entwicklung
FR-2024-004Nächste freiberufliche Rechnung
Gewerbliche Tätigkeiten
Handel, Vermittlung, Vertrieb
GE-2024-001Software-Lizenz Vertrieb
GE-2024-002Hardware-Handel
GE-2024-003Nächste gewerbliche Rechnung
Praxis-Beispiel: Web-Agentur + Software-Verkauf
Freiberuflich (FR-2024-xxx): Webdesign, Beratung, individuelle Softwareentwicklung → Anlage S
Gewerblich (GE-2024-xxx): Verkauf von WordPress-Themes, SaaS-Lizenzen, Affiliate-Provisionen → Anlage G
Ergebnis: Zwei getrennte EÜR-Auswertungen, saubere Zuordnung in der Steuererklärung, keine Rückfragen vom Finanzamt.
Konfiguration in time2invoice
Einrichtung beim Onboarding
1
Tätigkeitsart wählen
Nur freiberuflich, nur gewerblich oder gemischt
2
Präfixe festlegen
z.B. "FR-2024-" und "GE-2024-" oder eigene Varianten
3
Startnummern setzen
Meist 1 für beide Kreise, außer bei Migration
4
Automatische Zuordnung
Jeder Kunde wird einer Tätigkeitsart zugeordnet
Später anpassbar
Du kannst die Präfixe und Zuordnungen jederzeit unter "Einstellungen → Steuern" ändern. Bereits vergebene Nummern bleiben unverändert.
Konfiguration in time2invoice
Freiberufliche Rechnungen
Nächste Nummer: FR-2024-004
Gewerbliche Rechnungen
Nächste Nummer: GE-2024-003
Beliebte Präfix-Varianten
Kurze Varianten:
FL-001, GW-001
F24-001, G24-001
2024-F-001, 2024-G-001
Ausgeschrieben:
FREE-2024-001
GEWB-2024-001
BERATUNG-001
Automatische Zuordnung
Kunden-basierte Zuordnung
Jeder Kunde wird beim Anlegen einer Tätigkeitsart zugeordnet. Alle Rechnungen an diesen Kunden erhalten automatisch die richtige Rechnungsnummer aus dem entsprechenden Kreis.
Freiberufliche Kunden
• StartupABC GmbH → Beratung
• WebCorp AG → Design & Development
• TechConsult → Softwareentwicklung
→ FR-2024-xxx Nummern
Gewerbliche Kunden
• OnlineShop24 → Theme-Verkauf
• PluginMarket → Lizenzverkauf
• HostingPartner → Vermittlung
→ GE-2024-xxx Nummern
Wichtig bei der Kundenzuordnung
Achte darauf, dass die Zuordnung zur Tätigkeitsart korrekt ist. Ein nachträglicher Wechsel ist zwar möglich, aber bereits erstellte Rechnungen behalten ihre ursprünglichen Nummern.
Best Practices
✅ Empfohlene Vorgehensweise
Eindeutige Präfixe verwenden: FR/GE, FREE/GEWB oder Jahr-basiert (2024-F/2024-G)
Konsistente Längе: Alle Nummern sollten gleich lang sein (z.B. immer 3-stellig: 001, 002, 010, 100)
Jahreszahl einbauen: Vereinfacht Archivierung und Jahresabschluss
Kunde eindeutig zuordnen: Bei Zweifelsfällen lieber beim Steuerberater nachfragen
❌ Häufige Fehler
Nummern mischen: Freiberufliche und gewerbliche Rechnungen im gleichen Kreis
Lücken lassen: Bewusst Nummern überspringen (außer bei gelöschten Entwürfen)
Doppelte Nummern: Versehentlich gleiche Nummer in beiden Kreisen vergeben
Nachträgliche Änderungen: Versendete Rechnungen nachträglich einem anderen Kreis zuordnen
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