ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Anleitung für Selbstständige

ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Der komplette Leitfaden für Selbstständige

Die E-Rechnungspflicht kommt — und damit wird ZUGFeRD zum wichtigsten Rechnungsformat für Selbstständige in Deutschland. Doch was genau ist ZUGFeRD? Wie erstellst du eine ZUGFeRD-Rechnung? Und was unterscheidet ZUGFeRD von XRechnung?

In dieser ausführlichen Anleitung erklären wir dir alles Schritt für Schritt: von den technischen Grundlagen über die verschiedenen Profile bis hin zur praktischen Umsetzung mit einem Rechnungsprogramm.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Es ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das zwei Elemente kombiniert:

1. Eine visüll lesbare PDF/A-3-Datei — die Rechnung, die du als Mensch lesen und drucken kannst
2. Eine eingebettete XML-Datei — maschinenlesbare Daten, die Software automatisch verarbeiten kann

Das Besondere an ZUGFeRD: Du bekommst das Beste aus beiden Welten. Empfänger ohne E-Rechnungssoftware öffnen einfach das PDF. Empfänger mit Software können die XML-Daten automatisch einlesen und verarbeiten.

ZUGFeRD vs. normales PDF

Ein normales PDF, das du per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung. Es ist nur ein digitales Abbild einer Papierrechnung. Die Daten müssen vom Empfänger manuell abgetippt werden.

Eine ZUGFeRD-Rechnung hingegen enthält strukturierte Daten im XML-Format, die direkt von Buchhaltungssoftware eingelesen werden können — automatisch und fehlerfrei.

ZUGFeRD vs. XRechnung

Neben ZUGFeRD gibt es in Deutschland ein zweites E-Rechnungsformat: XRechnung. Der Unterschied:

• ZUGFeRD: Hybrides Format (PDF plus XML). Menschenlesbar UND maschinenlesbar. Ideal für den Austausch zwischen Unternehmen (B2B).
• XRechnung: Reines XML-Format. Nur maschinenlesbar. Primär für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (Behörden, Kommunen, Bund).

Empfehlung: Wenn du nicht an Behörden fakturierst, ist ZUGFeRD die bessere Wahl — es ist flexibler und wird von allen Geschäftspartnern akzeptiert.

Die ZUGFeRD-Profile: Welches brauchst du?

ZUGFeRD gibt es in verschiedenen Profilen, die sich im Detailgrad der enthaltenen Daten unterscheiden:

Profil MINIMUM

Das einfachste Profil mit den absolut notwendigen Rechnungsdaten. Enthält:

• Rechnungsnummer und -datum
• Verkäufer und Käufer (Name)
• Gesamtbetrag und Währung
• Steuerbetrag

Geeignet für: Einfachste Rechnungen mit wenig Positionen.

Profil BASIC

Erweitert MINIMUM um detailliertere Informationen:

• Einzelne Rechnungspositionen mit Beschreibung
• Mengen und Einzelpreise
• Zahlungsbedingungen

Geeignet für: Die meisten Standardrechnungen zwischen Unternehmen.

Profil EN 16931 (COMFORT)

Entspricht vollständig der EU-Norm EN 16931 und ist damit das Profil, das die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllt.

• Alle Pflichtangaben nach §14 UStG
• Detaillierte Positionen mit Steueraufschlüsselung
• Zahlungsbedingungen und Bankdaten
• Lieferinformationen

Geeignet für: Alle B2B-Rechnungen. Dies ist das empfohlene Standard-Profil.

Profil EXTENDED

Das umfangreichste Profil mit zusätzlichen Feldern für komplexe Geschäftsszenarien:

• Mehrere Lieferadressen
• Rahmenverträge und Bestellreferenzen
• Erweiterte Steuerdaten

Geeignet für: Große Unternehmen mit komplexen Rechnungsprozessen.

Welches Profil für Freiberufler?

Für die meisten Freiberufler und Kleinunternehmer empfehlen wir das Profil EN 16931 (COMFORT). Es erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und bietet genügend Detailtiefe für professionelle Rechnungen.

Wer braucht ZUGFeRD?

Ab sofort: E-Rechnungen empfangen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das schließt ZUGFeRD-Rechnungen ein. Wenn dir jemand eine ZUGFeRD-Rechnung schickt, musst du sie annehmen und archivieren können.

Ab 2027: Versandpflicht für grössere Unternehmer

Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen versenden.

Ab 2028: Versandpflicht für alle

Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmer im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden — auch Freiberufler und Kleinunternehmer.

Mehr Details zu den Fristen findest du in unserem E-Rechnung-Guide 2025.

Ausnahmen von der Pflicht

Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
• Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto
• Steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8-29 UStG
• Fahrausweise

ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Rechnungsprogramm mit ZUGFeRD-Unterstützung wählen

Du brauchst ein Rechnungsprogramm, das ZUGFeRD-Rechnungen erstellen kann. Nicht jedes Tool beherrscht das — prüfe vor der Auswahl.

Tools mit ZUGFeRD-Unterstützung:

• time2invoice — ZUGFeRD im kostenlosen Plan inklusive
• sevDesk — ZUGFeRD in allen Bezahltarifen
• lexoffice — ZUGFeRD in allen Bezahltarifen
• Papierkram — ZUGFeRD nur in Bezahltarifen

Einen Vergleich findest du in unserem Rechnungsprogramm-Vergleich 2026.

Schritt 2: Kundendaten vollständig erfassen

Für eine ZUGFeRD-Rechnung müssen die Kundendaten vollständig sein:

• Vollständiger Firmenname oder Name
• Vollständige Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Land)
• Optional: USt-IdNr. des Kunden (empfohlen für B2B)
• Optional: Kundennummer und Bestellreferenz

Schritt 3: Rechnungspositionen anlegen

Jede Position braucht:

• Beschreibung der Leistung oder des Produkts
• Menge (z.B. Stunden, Stück)
• Einzelpreis (netto)
• Steuersatz (19% oder 7% oder 0% bei Kleinunternehmer)
• Positionsbetrag

Schritt 4: Zahlungsinformationen hinterlegen

ZUGFeRD-Rechnungen enthalten auch die Zahlungsdaten:

• Zahlungsziel (z.B. 14 Tage)
• Bankverbindung (IBAN, BIC)
• Eventuell Skonto-Bedingungen

Schritt 5: ZUGFeRD-Format wählen und exportieren

In deinem Rechnungsprogramm wählst du als Ausgabeformat ZUGFeRD (statt normales PDF). Das Programm generiert dann ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei.

Schritt 6: Rechnung versenden

Versende die ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail an deinen Kunden. Du kannst sie wie ein normales PDF anhängen — der Empfänger erkennt keinen Unterschied beim Öffnen. Die XML-Daten sind unsichtbar im PDF eingebettet.

Schritt 7: Archivieren

Archiviere die ZUGFeRD-Rechnung in deinem Rechnungsprogramm oder Dokumentenmanagementsystem. Wichtig: Die Archivierung muss im Originalformat erfolgen (nicht als normales PDF speichern). Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre.

ZUGFeRD-Rechnung mit time2invoice erstellen

Mit time2invoice erstellst du ZUGFeRD-Rechnungen in wenigen Klicks:

1. Rechnung wie gewohnt erstellen — Kunde wählen, Positionen eingeben, Beträge eintragen
2. Format wählen — Im Exportdialog "ZUGFeRD" oder "E-Rechnung" auswählen
3. Profil festlegen — Standard ist EN 16931 (empfohlen)
4. Generieren und versenden — time2invoice erstellt das PDF/A-3 mit XML und versndest es per E-Mail

Besonders: time2invoice bietet ZUGFeRD bereits im kostenlosen Plan — bei den meisten Wettbewerbern ist E-Rechnung erst in Bezahltarifen verfügbar.

Sonderfall Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG erstellst du ZUGFeRD-Rechnungen genau wie oben beschrieben. Der Unterschied:

• Steuersatz ist 0 Prozent
• Der Steuerbefreiungsgrund (§19 UStG) wird in den XML-Daten korrekt hinterlegt
• Auf dem PDF erscheint der übliche Hinweistext

time2invoice setzt das automatisch korrekt um — du musst nichts extra konfigurieren.

ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und prüfen

Wenn du eine ZUGFeRD-Rechnung erhältst, kannst du sie auf zwei Arten nutzen:

Als PDF lesen

Öffne die Datei wie ein normales PDF. Du siehst die Rechnung visüll — alle Angaben sind lesbar. Das reicht für eine manuelle Prüfung.

XML-Daten auslesen

Mit einem E-Rechnungs-Viewer oder deinem Rechnungsprogramm kannst du die eingebetteten XML-Daten auslesen. Das ermöglicht die automatische Erfassung in deiner Buchhaltung.

Archivierungspflicht beachten

ZUGFeRD-Rechnungen müssen im Originalformat archiviert werden. Das heißt: Die PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML muss erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder ein normales PDF reicht nicht.

Häufige Fehler bei ZUGFeRD-Rechnungen

1. Normales PDF als ZUGFeRD ausgeben

Ein normales PDF ist keine ZUGFeRD-Rechnung — auch wenn es korrekte Rechnungsdaten enthält. Nur eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML nach EN 16931 zählt.

2. Unvollständige Pflichtangaben

Alle Pflichtangaben nach §14 UStG müssen sowohl im PDF als auch in der XML-Datei vollständig enthalten sein. Fehlende Angaben machen die E-Rechnung ungültig.

3. Falsches Profil wählen

Das Profil MINIMUM reicht für die E-Rechnungspflicht in der Regel nicht aus. Verwende mindestens das Profil EN 16931 (COMFORT).

4. XML und PDF widersprechen sich

Die Daten in der XML-Datei müssen mit den Angaben im PDF übereinstimmen. Wenn sich Beträge oder Steuersätze unterscheiden, ist die Rechnung fehlerhaft. Ein gutes Rechnungsprogramm verhindert das automatisch.

5. Archivierung nur als Ausdruck

ZUGFeRD-Rechnungen ausdrucken und den Ausdruck archivieren — das reicht nicht. Die elektronische Originaldatei muss 10 Jahre aufbewahrt werden.

Vorteile von ZUGFeRD für Selbstständige

1. Schnellere Bezahlung

Studien zeigen, dass E-Rechnungen im Durchschnitt 7 bis 10 Tage schneller bezahlt werden als Papierrechnungen. Der Grund: Die automatische Verarbeitung beschleunigt den Freigabeprozess beim Empfänger.

2. Weniger Fehler

Maschinenlesbare Daten reduzieren Tippfehler und Zahlendreher bei der Erfassung. Das führt zu weniger Rückfragen und weniger Korrekturen.

3. Niedrigere Kosten

Kein Papier, kein Porto, kein Drucken. Bei 50 Rechnungen pro Jahr sparst du allein an Porto und Material über 100 Euro.

4. Zukunftssicher

Ab 2028 ist ZUGFeRD ohnehin Pflicht im B2B-Bereich. Wenn du jetzt schon umsteigst, bist du vorbereitet und sammelst Erfahrung.

5. Professionelles Auftreten

Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format signalisiert deinen Geschäftspartnern: Du arbeitest professionell und zukunftsorientiert.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist ZUGFeRD kostenlos?

Das Format selbst ist kostenlos und offen — es gibt keine Lizenzgebühren. Du brauchst allerdings ein Rechnungsprogramm, das ZUGFeRD-Dateien erzeugen kann. Bei time2invoice ist ZUGFeRD bereits im kostenlosen Plan enthalten.

Kann ich ZUGFeRD auch für Rechnungen an Privatpersonen nutzen?

Ja, technisch ist das möglich. Du bist bei B2C-Rechnungen aber nicht dazu verpflichtet. Da Privatpersonen die XML-Daten in der Regel nicht nutzen, reicht dort auch ein normales PDF.

Was passiert wenn mein Kunde kein ZUGFeRD lesen kann?

Kein Problem. Eine ZUGFeRD-Rechnung lässt sich wie ein ganz normales PDF öffnen und lesen. Dein Kunde bemerkt die eingebetteten XML-Daten nicht einmal — sie sind unsichtbar im PDF eingebettet.

Wie prüfe ich, ob mein PDF eine gültige ZUGFeRD-Rechnung ist?

Es gibt kostenlose Online-Validatoren, z.B. den ZUGFeRD/XRechnung Validator des Forum elektronische Rechnung Deutschland. Dort lädst du dein PDF hoch und bekommst eine Prüfung der Konformität.

Brauche ich als Kleinunternehmer ZUGFeRD?

Ab 2028 ja, wenn du B2B-Rechnungen stellst. Schon jetzt musst du ZUGFeRD-Rechnungen empfangen können (seit 2025). Es lohnt sich, frühzeitig umzusteigen.

Kann ich ZUGFeRD und XRechnung parallel nutzen?

Ja. Manche Kunden bevorzugen ZUGFeRD (PDF plus XML), andere verlangen XRechnung (reines XML), z.B. Behörden. Mit einem guten Rechnungsprogramm kannst du für jeden Kunden das passende Format wählen.

Fazit: ZUGFeRD ist die Zukunft der Rechnung

ZUGFeRD vereint das Beste aus Papier und Digital: Eine Rechnung, die Menschen lesen und Maschinen verarbeiten können. Für Selbstständige in Deutschland ist das Format die beste Wahl für die E-Rechnungspflicht.

Mit time2invoice erstellst du ZUGFeRD-Rechnungen ab heute — kostenlos, einfach und rechtskonform.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Regelungen basieren auf dem Stand Februar 2026.