E-Rechnung Pflicht für Freiberufler: Was du 2025–2028 wissen musst

Was hat sich seit dem 1. Januar 2025 geändert?

Die E-Rechnungspflicht ist da — und betrifft auch dich als Freiberufler. Mit dem Wachstumschancengesetz wurden die Regelungen zur Rechnungsstellung nach §14 UStG grundlegend überarbeitet. Die wichtigste Änderung:

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können.

Das bedeutet: Wenn dir ein Geschäftspartner eine E-Rechnung schickt, kannst du nicht mehr sagen „Schick mir das bitte als PDF". Du musst sie annehmen und verarbeiten können.

Was zählt jetzt als E-Rechnung — und was nicht?

Die Definition hat sich fundamental verändert:

E-Rechnung (nach neuer Definition):

• Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format
• Muss die europäische Norm EN 16931 erfüllen
• Ermöglicht automatische maschinelle Verarbeitung
• Beispiele: ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) und XRechnung

Sonstige Rechnung (kein E-Rechnung-Format):

• Papierrechnungen
• Einfache PDF-Dokumente per E-Mail
• Scans von Papierrechnungen
• Word- oder Excel-Dateien

Wichtig: Ein normales PDF per E-Mail gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung. Es fehlt das strukturierte, maschinenlesbare Format.

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?

Die Pflicht gilt für B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Laut §2 UStG ist Unternehmer, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt. Das schließt explizit ein:

• ✅ Freiberufler (Designer, Entwickler, Berater, Übersetzer, Architekten...)
• ✅ Gewerbetreibende (Handwerker, Händler, Dienstleister...)
• ✅ Kleinunternehmer nach §19 UStG (ja, auch die!)
• ✅ Vermieter von Gewerbeimmobilien
• ✅ Vereine mit unternehmerischer Tätigkeit

Was ist mit Rechnungen an Privatkunden?

Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sind von der Pflicht ausgenommen. Wenn du als freiberuflicher Fotograf Hochzeitsfotos an ein Privat-Paar fakturierst, brauchst du dafür keine E-Rechnung. Aber: Wenn du für eine Firma fotografierst, schon.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Auch bei B2B-Umsätzen gibt es Ausnahmen. Keine E-Rechnung nötig bei:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§33 UStDV)
• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§34 UStDV)
• Steuerfreien Umsätzen nach §4 Nr. 8-29 UStG (z.B. ärztliche Leistungen, steuerfreie Vermietung)
• Leistungen, die von Kleinunternehmern ausgestellt werden (§34a UStDV) — aber nur für das Ausstellen, nicht für den Empfang!

Achtung Kleinunternehmer: Du musst zwar seit 2025 E-Rechnungen empfangen können, aber du darfst weiterhin „sonstige Rechnungen" (Papier, PDF) ausstellen. Wechselst du jedoch zur Regelbesteuerung, greift die volle E-Rechnungspflicht auch für dich.

Die Übergangsfristen: Dein Zeitplan bis 2028

Die gute Nachricht: Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise eingeführt. Hier der verbindliche Fahrplan:

2025: Empfangspflicht — Sendepflicht mit Übergangsfrist

• Alle Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können
• Beim Ausstellen darf noch eine sonstige Rechnung (Papier, PDF) verwendet werden
• Für Papier- und PDF-Rechnungen ist keine Zustimmung des Empfängers nötig

2026: Weiterhin Übergangsfrist für Aussteller

• Gleiche Regelung wie 2025
• Alle Rechnungsaussteller dürfen statt E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausstellen
• Sowohl Papier als auch unstrukturierte elektronische Formate (PDF) bleiben erlaubt

2027: Eingeschränkte Übergangsfrist

• Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen ausstellen
• Unter 800.000 € Vorjahresumsatz: weiterhin sonstige Rechnungen erlaubt
• Für sonstige Rechnungen in elektronischer Form ist jetzt die Zustimmung des Empfängers erforderlich

Ab 2028: Volle E-Rechnungspflicht für alle

• Alle inländischen B2B-Rechnungen müssen als E-Rechnung ausgestellt werden
• Keine Übergangsfrist mehr, unabhängig vom Umsatz
• Ausnahmen nur noch bei Kleinbeträgen, Fahrausweisen und bestimmten steuerfreien Umsätzen

Was bedeutet das für die meisten Freiberufler?

Die meisten Freiberufler haben unter 800.000 € Umsatz. Das heißt:

Tipp: Warte nicht bis 2028. Wer jetzt umstellt, hat drei Jahre Vorsprung und signalisiert Professionalität gegenüber Kunden und Geschäftspartnern.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Welches Format für Freiberufler?

Es gibt zwei zugelassene E-Rechnungsformate in Deutschland, die die EN 16931 erfüllen:

ZUGFeRD

• Hybrid-Format: PDF/A-3 mit eingebettetem XML-Datensatz
• Vorteil: Sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung, enthält aber maschinenlesbare Daten
• Ideal für: Freiberufler, die mit verschiedenen Empfängern arbeiten
• Aktuelle Version: ZUGFeRD 2.1.1 / Factur-X 1.0

Warum ZUGFeRD perfekt für Freiberufler ist: Dein Kunde kann die Rechnung ganz normal als PDF öffnen und lesen. Gleichzeitig kann seine Buchhaltungssoftware die strukturierten Daten automatisch einlesen.

XRechnung

• Reines XML-Format — kein visuelles PDF
• Vorteil: Maximale maschinelle Verarbeitbarkeit
• Ideal für: B2G-Rechnungen (an öffentliche Auftraggeber)
• Aktuelle Version: XRechnung 3.0

Wann du XRechnung brauchst: Wenn du an Behörden, Kommunen oder öffentliche Einrichtungen fakturierst.

Vergleich auf einen Blick

Empfehlung: Starte mit ZUGFeRD. Es funktioniert überall, sieht professionell aus und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen.

So bereitest du dich jetzt vor: 5-Schritte-Plan

1. E-Rechnungen empfangen können (sofort)

Das ist seit 2025 Pflicht. Im Grunde reicht ein E-Mail-Postfach. Idealerweise hast du aber eine Software, die ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien einlesen kann.

2. Rechnungssoftware mit E-Rechnung wählen

Achte bei der Auswahl auf:

• ✅ ZUGFeRD 2.1.1 Unterstützung
• ✅ XRechnung 3.0 (für öffentliche Auftraggeber)
• ✅ GoBD-konforme Aufbewahrung
• ✅ Automatische Nummernkreise nach §14 UStG
• ✅ DATEV-Export für den Steuerberater

3. Stammdaten pflegen

Für eine korrekte E-Rechnung brauchst du: Steuernummer oder USt-IdNr., vollständige Adressdaten, Bankverbindung (IBAN) und korrekte Kundendaten.

4. Aufbewahrung sicherstellen

E-Rechnungen müssen 10 Jahre im Original-Format aufbewahrt werden. Ausdrucken reicht nicht — die XML-Daten müssen digital archiviert werden, GoBD-konform und unveränderbar.

5. Testlauf starten

Schick einem freundlichen Geschäftspartner eine Test-E-Rechnung im ZUGFeRD-Format. So siehst du, ob alles funktioniert.

Vorteile der E-Rechnung

Die E-Rechnungspflicht mag zunächst nach Bürokratie klingen, aber sie bringt handfeste Vorteile:

• Zeitersparnis: Keine manuelle Dateneingabe mehr — Rechnungsdaten werden automatisch verarbeitet
• Weniger Fehler: Maschinelle Verarbeitung reduziert Tippfehler und Zahlendreher
• Schnellere Bezahlung: Automatisierte Rechnungsverarbeitung beschleunigt den Zahlungsprozess
• Bessere Archivierung: Digitale, strukturierte Daten sind leichter durchsuchbar und platzsparender
• Umweltfreundlich: Weniger Papier, weniger Porto, weniger CO2
• Zukunftssicher: Du bist auf die vollständige Pflicht ab 2028 vorbereitet

Häufige Fehler bei der E-Rechnung vermeiden

1. PDF als E-Rechnung betrachten

Ein normales PDF ist keine E-Rechnung. Nur ZUGFeRD-PDFs (mit eingebetteter XML) oder XRechnungen erfüllen die Anforderungen.

2. E-Rechnungen ausdrucken und den Ausdruck archivieren

E-Rechnungen müssen im Originalformat archiviert werden. Ein Ausdruck reicht nicht für die 10-jährige Aufbewahrungspflicht.

3. Keine Testphase nutzen

Warte nicht bis 2028. Nutze die Übergangszeit, um dich mit E-Rechnungen vertraut zu machen und deine Prozesse anzupassen.

4. Falsches Format wählen

Für B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen empfehlen wir ZUGFeRD. XRechnung ist primär für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung gedacht.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen erstellen?

Nein, nicht zwingend. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen (§34a UStDV). Du darfst weiterhin PDF-Rechnungen versenden. Aber: Du musst E-Rechnungen empfangen können.

Brauche ich als Freiberufler eine Leitweg-ID?

Nur für B2G-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Für B2B-Rechnungen ist keine Leitweg-ID erforderlich.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?

Während der Übergangsfristen: nichts. Ab 2028: Deine Rechnung könnte beanstandet werden und der Vorsteuerabzug für deinen Kunden wäre gefährdet.

Kann ich eine E-Rechnung per E-Mail verschicken?

Ja. Per E-Mail ist einer der zulässigen Übermittlungswege — und der häufigste für Freiberufler.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen ins EU-Ausland?

Nein. Die Pflicht gilt nur für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Für grenzüberschreitende EU-Umsätze gibt es eigene Regelungen (ViDA), voraussichtlich ab 2030.

E-Rechnung mit time2invoice

time2invoice unterstützt bereits heute beide Formate:

• ZUGFeRD 2.1.1 — Hybride PDF-Rechnungen mit eingebettetem XML
• XRechnung 3.0 — Reines XML für öffentliche Auftraggeber

Deine Rechnungen erfüllen automatisch die EN 16931 und alle Pflichtangaben nach §14 UStG. Du schreibst deine Rechnung wie gewohnt, wählst das Format und verschickst sie.

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Stand: Februar 2026. Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung.