Rechnung schreiben als Freiberufler: Komplette Anleitung mit Vorlage

Rechnung schreiben als Freiberufler: So geht es richtig

Als Freiberufler gehört das Rechnung schreiben zum Alltag. Doch was einfach klingt, hat seine Tücken: Fehlende Pflichtangaben, falsche Rechnungsnummern oder ein vergessener Steuerhinweis können dazu führen, dass deine Rechnung vom Finanzamt oder vom Kunden beanstandet wird. In dieser Anleitung zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du als Freiberufler eine korrekte, professionelle Rechnung erstellst — inklusive aller Pflichtangaben nach §14 UStG.

Pflichtangaben auf jeder Rechnung nach §14 UStG

Das Umsatzsteuergesetz schreibt in §14 Abs. 4 UStG genau vor, welche Angaben auf einer Rechnung stehen müssen. Fehlt auch nur eine davon, ist die Rechnung formal fehlerhaft — und dein Kunde kann den Vorsteuerabzug verlieren.

Die vollständige Checkliste

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (also von dir)
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (deines Kunden)
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
4. Ausstellungsdatum der Rechnung
5. Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig und lückenlos)
6. Art und Umfang der Leistung (Menge und Beschreibung)
7. Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung (kann auch der Rechnungsmonat sein)
8. Nettobetrag (Entgelt ohne Umsatzsteuer)
9. Steuersatz und Steuerbetrag (7% oder 19%) — oder Hinweis auf Steuerbefreiung
10. Im Voraus vereinbarte Minderungen (z.B. Skonto, Rabatte)

Wichtig: Bei Rechnungen unter 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen (Kleinbetragsrechnung nach §33 UStDV). Dann reichen Datum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag und Steuersatz.

Schritt-für-Schritt: Rechnung erstellen als Freiberufler

Schritt 1: Rechnungskopf gestalten

Der Kopf deiner Rechnung enthält deine Absenderdaten und die Empfängerdaten:

• Dein Name oder Firmenname und vollständige Anschrift
• Name und Anschrift des Kunden
• Rechnungsnummer (z.B. FB-2026-001)
• Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum)
• Leistungszeitraum (z.B. "Januar 2026" oder "01.01. - 31.01.2026")

Schritt 2: Deine Steuernummer angeben

Du musst entweder deine Steuernummer oder deine USt-IdNr. auf der Rechnung angeben. Bei Rechnungen an Kunden im EU-Ausland brauchst du eine USt-IdNr. — diese beantragst du beim Bundeszentralamt für Steuern.

Schritt 3: Leistungen beschreiben

Beschreibe die erbrachte Leistung so konkret wie möglich. Vermeide vage Beschreibungen.

Schlecht: "Beratung"

Besser: "Strategieberatung Marketing-Konzept Q1 2026 — 3 Workshops (je 2 Stunden) plus Ergebnisdokumentation"

Bei stundenbasierter Abrechnung gibst du die Stunden, den Stundensatz und die Gesamtsumme pro Position an.

Schritt 4: Beträge berechnen

Stelle die Beträge korrekt dar:

• Nettobetrag pro Position
• Umsatzsteuer (19% Regelsteuersatz oder 7% ermäßigter Satz)
• Bruttobetrag (Netto + Umsatzsteuer)

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen nennst du nur den Gesamtbetrag und fügst den Pflichthinweis hinzu (siehe unten).

Schritt 5: Zahlungsinformationen

Ergänze deine Rechnung mit:

• Bankverbindung (IBAN, BIC, Kontoinhaber)
• Zahlungsziel (z.B. "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen")
• Optional: Skonto-Hinweis (z.B. "Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen 2% Skonto")

Besonderheiten für Kleinunternehmer nach §19 UStG

Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, gelten besondere Regeln:

• Du darfst keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen
• Du musst einen Pflichthinweis anbringen

Der Hinweis kann so formuliert sein:

"Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

oder ausführlicher:

"Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG."

Achtung: Wenn du als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweist, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt — auch wenn du eigentlich befreit bist (§14c UStG).

Musterrechnung: So sieht eine korrekte Rechnung aus

Hier ein Beispiel für eine typische Freiberufler-Rechnung:

Max Mustermann

Musterstraße 1, 10115 Berlin

Steuernummer: 12/345/67890

An:

Beispiel GmbH

Beispielweg 5, 20095 Hamburg

Rechnungsnummer: FB-2026-003

Rechnungsdatum: 03.02.2026

Leistungszeitraum: Januar 2026

Zahlbar innerhalb von 14 Tagen auf IBAN DE89 3704 0044 0532 0130 00

Die Rechnungsnummer: Fortlaufend und lückenlos

Die Rechnungsnummer ist eines der wichtigsten Elemente. Das Finanzamt erwartet:

• Fortlaufende Nummerierung (keine Lücken)
• Einmalige Vergabe (keine Doppelungen)
• Eindeutige Zuordnung

Du kannst dein eigenes System wählen, z.B.:

• Einfach: 001, 002, 003, ...
• Mit Jahresbezug: 2026-001, 2026-002, ...
• Mit Präfix: FB-2026-001 (für freiberufliche Rechnungen)

Wenn du sowohl freiberuflich als auch gewerblich tätig bist, solltest du getrennte Nummernkreise verwenden. Mehr dazu in unserem Artikel Freiberufler mit Gewerbe: Rechnungen richtig stellen.

Die 7 häufigsten Fehler beim Rechnung schreiben

1. Fehlende Pflichtangaben

Der Klassiker: Steuernummer vergessen, Leistungszeitraum fehlt oder die Rechnungsnummer ist nicht fortlaufend. Jede fehlende Pflichtangabe kann den Vorsteuerabzug deines Kunden gefährden.

2. Falscher Leistungszeitraum

Der Leistungszeitraum muss auf der Rechnung stehen — auch wenn er mit dem Rechnungsdatum identisch ist. Eine Angabe wie "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" ist zulässig.

3. Umsatzsteuer als Kleinunternehmer ausweisen

Wenn du unter die Kleinunternehmerregelung fällst und trotzdem 19% USt auf die Rechnung schreibst, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt.

4. Lücken in der Rechnungsnummerierung

Lücken in der Nummernfolge können bei einer Betriebsprüfung Fragen aufwerfen. Wenn du eine Rechnung stornierst, solltest du eine Stornorechnung erstellen — nicht einfach die Nummer löschen.

5. Ungenaue Leistungsbeschreibung

"Dienstleistung" oder "Beratung" reicht nicht. Beschreibe konkret, welche Leistung du erbracht hast.

6. Rechnung zu spät schreiben

Stelle deine Rechnung zeitnah nach Leistungserbringung. Bei B2B-Leistungen musst du spätestens sechs Monate nach Leistungserbringung eine Rechnung stellen (§14 Abs. 2 UStG).

7. Keine Kopie aufbewahren

Du bist verpflichtet, Rechnungen 10 Jahre aufzubewahren (§14b UStG). Das gilt für ausgehende und eingehende Rechnungen. Digitale Rechnungen müssen in ihrem Originalformat gespeichert werden.

Rechnung schreiben mit Software vs. manuell

Du kannst Rechnungen natürlich in Word oder Excel erstellen. Aber ein Rechnungsprogramm spart dir Zeit und verhindert Fehler:

Einen umfassenden Vergleich findest du in unserem Rechnungsprogramm-Vergleich 2026.

So hilft time2invoice beim Rechnung schreiben

Mit time2invoice erstellst du professionelle Rechnungen in wenigen Minuten:

• Alle Pflichtangaben werden automatisch eingefügt
• Fortlaufende Rechnungsnummern ohne Lücken
• Kleinunternehmer-Modus mit automatischem §19-Hinweis
• Kunden- und Projektdaten werden gespeichert und wiederverwendet
• Zeiteinträge direkt in Rechnungspositionen umwandeln
• E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) mit einem Klick
• PDF-Export und Versand per E-Mail

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Muss ich als Freiberufler eine Rechnung schreiben?

Ja, wenn du eine Leistung an einen anderen Unternehmer erbringst, bist du nach §14 Abs. 2 UStG verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung zu stellen. Bei Leistungen an Privatpersonen besteht diese Pflicht nur bei bestimmten Grundstücksleistungen.

Welche Steuernummer gehört auf die Rechnung?

Entweder deine Steuernummer (vom zuständigen Finanzamt) oder deine USt-IdNr. (vom Bundeszentralamt für Steuern). Du musst nicht beide angeben — eine reicht. Für Rechnungen ins EU-Ausland brauchst du die USt-IdNr.

Muss der Leistungszeitraum auf der Rechnung stehen?

Ja, der Zeitpunkt der Leistung ist eine Pflichtangabe nach §14 Abs. 4 UStG. Das kann ein konkretes Datum, ein Zeitraum (z.B. "Januar 2026") oder der Hinweis "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" sein.

Was passiert, wenn meine Rechnung fehlerhaft ist?

Eine fehlerhafte Rechnung ist nicht automatisch ungültig, aber dein Kunde kann den Vorsteuerabzug verlieren. Du solltest die Rechnung korrigieren und erneut senden. Dafür erstellst du entweder eine Korrekturrechnung oder eine Stornorechnung plus neue Rechnung.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Die Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre (§14b UStG). Das gilt für alle ausgehenden und eingehenden Rechnungen. Digitale Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen digitalen Format aufbewahrt werden — ein Ausdruck reicht nicht.

Fazit: Professionelle Rechnungen als Freiberufler

Eine korrekte Rechnung zu schreiben ist kein Hexenwerk, wenn du die Pflichtangaben kennst und ein System hast. Mit einem Rechnungsprogramm wie time2invoice sparst du dir den manuellen Aufwand und stellst sicher, dass jede Rechnung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung. Bei Unsicherheiten zu deiner individuellen Situation wende dich an einen Steuerberater.