Pflichtangaben auf Rechnungen: Vollständige Checkliste 2026

Pflichtangaben auf Rechnungen: Die vollständige Checkliste für 2026

Jede Rechnung in Deutschland muss bestimmte Pflichtangaben enthalten. Das ist keine Empfehlung — es ist gesetzliche Pflicht nach §14 UStG. Fehlt auch nur eine Angabe, riskierst du, dass dein Kunde den Vorsteuerabzug verliert und deine Rechnung beanstandet wird. In diesem Guide findest du alle Pflichtangaben auf Rechnungen übersichtlich erklärt, dazu eine praktische Checkliste zum Abhaken und die häufigsten Fehler.

Warum sind Pflichtangaben so wichtig?

Die Pflichtangaben auf Rechnungen erfüllen mehrere Zwecke:

• Vorsteuerabzug: Dein Kunde kann die Umsatzsteuer auf deiner Rechnung nur als Vorsteuer abziehen, wenn alle Pflichtangaben vorhanden sind
• Nachvollziehbarkeit: Das Finanzamt muss anhand der Rechnung den Geschäftsvorfall eindeutig nachvollziehen können
• Rechtssicherheit: Bei einer Betriebsprüfung werden Rechnungen auf Vollständigkeit geprüft
• Ordnungsmässige Buchführung: Fehlerhafte Rechnungen können die gesamte Buchführung in Frage stellen

Die 10 Pflichtangaben nach §14 UStG

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers

Das bist du. Auf der Rechnung muss stehen:

• Dein vollständiger Name (Vor- und Nachname) oder dein Firmenname
• Deine vollständige Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
• Bei Unternehmen: Rechtsform (z.B. GmbH, UG, GbR)

Hinweis: Seit 2025 akzeptiert das Finanzamt auch ein Postfach als Anschrift — es muss nicht zwingend die Straßenanschrift sein.

2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers

Die gleichen Angaben brauchst du von deinem Kunden:

• Vollständiger Name oder Firmenname
• Vollständige Anschrift

Tipp: Prüfe die Kundendaten vor dem Rechnungsversand. Falsche Adressen führen zu Beanstandungen.

3. Steuernummer oder USt-IdNr.

Du musst entweder deine Steuernummer (vom Finanzamt) oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr., vom Bundeszentralamt für Steuern) angeben.

• Inlandsrechnungen: Steuernummer ODER USt-IdNr.
• EU-Rechnungen (innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung): USt-IdNr. ist Pflicht — für beide Seiten

Du musst nicht beide Nummern angeben — eine reicht aus. Viele Freiberufler verwenden die Steuernummer, da nicht jeder eine USt-IdNr. hat.

4. Ausstellungsdatum der Rechnung

Das Datum, an dem du die Rechnung erstellst. Es muss eindeutig erkennbar sein. Format: TT.MM.JJJJ oder ausgeschrieben (z.B. 04. Februar 2026).

5. Fortlaufende Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer dient der eindeutigen Identifizierung jeder Rechnung. Sie muss:

• Fortlaufend sein (keine Lücken)
• Einmalig sein (keine Doppelungen)
• Einem oder mehreren Nummernkreisen zugeordnet werden können

Beispiele für gültige Rechnungsnummern:

• 2026-001, 2026-002, 2026-003
• FB-2026-001 (mit Präfix für freiberufliche Rechnungen)
• RE20260001 (fortlaufend mit Jahresbezug)

Mehr zum Thema Nummernkreise findest du in unserem Artikel Getrennte Nummernkreise: Warum sie Pflicht sind.

6. Art und Umfang der Leistung

Beschreibe konkret, was du geleistet oder geliefert hast:

• Menge (z.B. Stunden, Stück, Tage)
• Art der Leistung (z.B. Webdesign, Beratung, Programmierung)
• Handelsmässige Bezeichnung bei Waren

Schlecht: "Dienstleistung" oder "Beratung"

Gut: "UX-Konzept Mobile App: 12 Stunden Wireframing und Prototyping, 6 Stunden Usability-Testing"

7. Zeitpunkt der Leistung

Der Zeitpunkt, wann die Leistung erbracht wurde. Das kann sein:

• Ein konkretes Datum (z.B. 15. Januar 2026)
• Ein Zeitraum (z.B. Januar 2026 oder 01.01.-31.01.2026)
• Der Hinweis "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" (wenn beides identisch ist)

Wichtig: Der Leistungszeitpunkt ist auch dann Pflicht, wenn er mit dem Rechnungsdatum identisch ist. In diesem Fall genügt der Hinweis darauf.

8. Nettobetrag (Entgelt)

Der Betrag ohne Umsatzsteuer. Bei mehreren Positionen: Nettobetrag pro Position und Gesamtnettobetrag.

Ausnahme Kleinunternehmer: Als Kleinunternehmer weist du nur den Gesamtbetrag aus (ohne Aufteilung in Netto und USt).

9. Steuersatz und Steuerbetrag

Du musst angeben:

• Den anwendbaren Steuersatz (19 Prozent Regelsteuersatz oder 7 Prozent ermässigter Satz)
• Den konkreten Steuerbetrag in Euro

Bei unterschiedlichen Steuersätzen innerhalb einer Rechnung: Getrennte Ausweisung pro Steuersatz.

Ausnahme: Bei Steuerbefreiungen (z.B. §19 UStG) statt Steuersatz einen Hinweis auf den Befreiungsgrund.

10. Im Voraus vereinbarte Minderungen

Wenn du mit deinem Kunden Rabatte, Skonto oder Boni vereinbart hast, müssen diese auf der Rechnung erwähnt werden:

• Skonto: z.B. "Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen 2 Prozent Skonto"
• Rabatte: z.B. "10 Prozent Treürabatt bereits abgezogen"
• Boni: Hinweis auf nachträgliche Vergütungen

Sonderfälle

Kleinbetragsrechnung (unter 250 Euro brutto)

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen nach §33 UStDV. Es genügen:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Art und Umfang der Leistung
• Bruttobetrag und angewandter Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)

Es fehlen also: Name/Anschrift des Empfängers, Steuernummer, Rechnungsnummer, Nettobetrag, Leistungszeitpunkt. Das vereinfacht Kassenbelege und kleine Rechnungen erheblich.

Kleinunternehmer-Rechnung (§19 UStG)

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen brauchst du:

• Alle Standard-Pflichtangaben (1-7 und 10)
• Einen Pflichthinweis auf die Anwendung von §19 UStG
• Keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag
• Nur den Gesamtbetrag (statt Netto + USt + Brutto)

Formulierungsbeispiel:

"Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Reverse-Charge-Rechnung (§13b UStG)

Bei bestimmten B2B-Leistungen (v.a. im EU-Ausland) geht die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger über. In diesem Fall:

• Keine Umsatzsteuer auf der Rechnung
• Pflichthinweis: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" oder "Reverse Charge"
• USt-IdNr. beider Parteien ist Pflicht

Gutschriften

Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn ist eine Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt (nicht der Leistende). Sie muss alle Pflichtangaben enthalten plus den Vermerk "Gutschrift".

Für Freiberufler die Honorare abrechnen — z.B. für freie Mitarbeit oder Lehraufträge — gelten dieselben Pflichtangaben. Eine fertige Vorlage mit allen Pflichtfeldern gibt es in unserem Honorarrechnung-Guide.

Die 7 häufigsten Fehler bei Pflichtangaben

1. Leistungszeitraum vergessen

Der häufigste Fehler: Der Leistungszeitraum fehlt komplett. Auch wenn er mit dem Rechnungsdatum identisch ist, muss er angegeben werden.

2. Steuernummer fehlt

Weder Steuernummer noch USt-IdNr. auf der Rechnung? Dann ist der Vorsteuerabzug für deinen Kunden gefährdet.

3. Lücken in der Rechnungsnummerierung

Lücken in der Nummerierung deuten auf fehlende oder vernichtete Rechnungen hin — ein rotes Tuch bei Betriebsprüfungen.

4. Ungenaue Leistungsbeschreibung

"Dienstleistung laut Vertrag" reicht nicht. Die Leistung muss konkret beschrieben sein.

5. Falscher Steuersatz

19 Prozent statt 7 Prozent (oder umgekehrt) führt zu falscher Steuerberechnung und möglichen Nachforderungen.

6. Umsatzsteuer als Kleinunternehmer ausweisen

Wenn du als Kleinunternehmer versehentlich USt auf der Rechnung ausweist, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt.

7. Fehlende Minderungshinweise

Vereinbarte Skonti oder Rabatte nicht erwähnt? Das kann bei Prüfungen zu Nachfragen führen.

Checkliste zum Abhaken

Bevor du eine Rechnung versendest, prüfe diese Punkte:

• Dein vollständiger Name und Anschrift vorhanden
• Kundenname und Anschrift korrekt
• Steuernummer ODER USt-IdNr. angegeben
• Rechnungsdatum eingetragen
• Fortlaufende Rechnungsnummer vergeben
• Leistung konkret beschrieben
• Leistungszeitraum/-datum angegeben
• Nettobetrag(e) aufgeführt
• Steuersatz und Steuerbetrag ausgewiesen (oder Paragraf-19-Hinweis)
• Vereinbarte Minderungen erwähnt
• Bankverbindung und Zahlungsziel angegeben

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FAQ

Welche Pflichtangaben braucht eine Kleinunternehmer-Rechnung?

Dieselben wie eine normale Rechnung, ABER: Statt Steuersatz und Steuerbetrag muss ein Hinweis auf §19 UStG stehen, z.B.: "Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG."

Was passiert wenn Pflichtangaben fehlen?

Der Rechnungsempfänger kann die Vorsteuer nicht abziehen. Das Finanzamt kann die Rechnung beanstanden. Im schlimmsten Fall drohen Bussgelder.

Muss die Steuernummer auf jede Rechnung?

Ja, entweder deine Steuernummer ODER deine USt-IdNr. Mindestens eine von beiden ist Pflicht.

Brauche ich ein Rechnungsdatum und ein Leistungsdatum?

Ja, beides ist Pflicht. Das Rechnungsdatum ist der Tag der Ausstellung. Das Leistungsdatum ist der Tag (oder Zeitraum) der erbrachten Leistung.