Rechnung ohne Umsatzsteuer: Muster & Anleitung für Freiberufler

Wann darfst du eine Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben?

Als Freiberufler in Deutschland bist du grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig — es sei denn, du nutzt die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG. In diesem Fall darfst und musst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreiben. Doch Vorsicht: Auch eine Rechnung ohne USt muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, und der Hinweis auf die Steuerbefreiung ist gesetzlich vorgeschrieben.

In diesem umfassenden Ratgeber zeigen wir dir, wie du als Freiberufler eine korrekte Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellst — inklusive Musterrechnung, Pflichtangaben-Checkliste und den häufigsten Fehlern, die du unbedingt vermeiden solltest.

Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG: Grundlagen

Die Kleinunternehmerregelung ist die häufigste Grundlage für Rechnungen ohne Umsatzsteuer bei Freiberuflern. Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Umsatzgrenzen durch das Wachstumschancengesetz:

• Vorjahresumsatz: maximal 25.000 Euro (vorher 22.000 Euro)
• Laufendes Jahr: voraussichtlich maximal 100.000 Euro (vorher 50.000 Euro)

Erfüllst du beide Bedingungen, kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen und schreibst Rechnungen ohne Umsatzsteuer. Das bedeutet konkret: Du weist auf deinen Rechnungen keine USt aus, führst keine Umsatzsteuer ans Finanzamt ab und musst keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen einreichen.

Im Gegenzug darfst du allerdings auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Mehr zu den Details der Regelung findest du in unserem ausführlichen Guide zur Kleinunternehmerregelung 2026.

Pflichtangaben auf einer Rechnung ohne Umsatzsteuer

Auch wenn du keine Umsatzsteuer ausweist, muss deine Rechnung nach §14 UStG bestimmte Pflichtangaben enthalten. Hier die vollständige Liste:

1. Vollständiger Name und Anschrift — dein Name und deine Adresse als Rechnungssteller
2. Name und Anschrift des Empfängers — der Kunde, an den du die Rechnung richtest
3. Deine Steuernummer oder USt-IdNr. — die Steuernummer reicht bei Kleinunternehmern aus
4. Rechnungsdatum — das Datum der Rechnungserstellung
5. Fortlaufende Rechnungsnummer — eine eindeutige, lückenlose Nummer
6. Art und Umfang der Leistung — eine genaue Beschreibung deiner erbrachten Leistung
7. Zeitpunkt der Leistung — wann du die Leistung erbracht hast (Datum oder Zeitraum)
8. Rechnungsbetrag — der Nettobetrag (gleichzeitig Bruttobetrag, da keine USt anfällt)
9. Hinweis auf Kleinunternehmerregelung — der gesetzlich vorgeschriebene Verweis auf §19 UStG

Eine detaillierte Checkliste aller Pflichtangaben findest du in unserem Artikel Pflichtangaben auf Rechnungen: Checkliste 2026.

Der korrekte Hinweis auf §19 UStG

Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung ist keine optionale Höflichkeit — er ist gesetzlich vorgeschrieben. Ohne diesen Hinweis könnte dein Kunde vermuten, dass du die Umsatzsteuer vergessen hast, oder das Finanzamt könnte die fehlende USt nachfordern.

Hier sind bewährte Formulierungen für den §19-Hinweis:

• Standardformulierung: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
• Ausführliche Variante: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß §19 UStG."
• Kurzform: „Umsatzsteuerbefreit nach §19 UStG."
• Formelle Variante: „Im ausgewiesenen Betrag ist gemäß §19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten."

Alle Varianten sind rechtlich akzeptiert. Wähle die Formulierung, die am besten zu deinem Rechnungslayout passt. Wichtig: Weise auf keinen Fall eine Umsatzsteuer von 0 Prozent aus. Das ist nicht dasselbe wie die Kleinunternehmerregelung und kann zu erheblichen Problemen führen.

Musterrechnung ohne Umsatzsteuer: Komplettes Beispiel

Hier ein vollständiges Beispiel einer Rechnung ohne Umsatzsteuer für einen freiberuflichen Webdesigner:

Max Mustermann — Webdesign

Musterstraße 1, 10115 Berlin

Steuernummer: 12/345/67890

An: Firma Beispiel GmbH, Beispielweg 5, 80331 München

Rechnung Nr. 2026-015

Rechnungsdatum: 15. Januar 2026

Leistungszeitraum: 01. bis 31. Dezember 2025

Gesamtbetrag: 3.800,00 Euro

Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Zahlbar innerhalb von 14 Tagen auf folgendes Konto:

IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00

Kontoinhaber: Max Mustermann

Beachte: Es gibt keine Zeile für Umsatzsteuer und keinen Brutto-Netto-Unterschied. Der Gesamtbetrag ist gleichzeitig der Netto- und der Bruttobetrag. Der §19-Hinweis steht gut sichtbar direkt unter dem Gesamtbetrag.

Schritt für Schritt: So erstellst du eine Rechnung ohne Umsatzsteuer

Schritt 1: Prüfe deinen Kleinunternehmerstatus

Bevor du eine Rechnung ohne USt schreibst, stelle sicher, dass du die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung tatsächlich erfüllst. Überprüfe deinen Vorjahresumsatz und die Prognose für das laufende Geschäftsjahr.

Schritt 2: Erstelle die Rechnung mit allen Pflichtangaben

Verwende entweder eine professionelle Vorlage oder ein Rechnungsprogramm wie time2invoice, das die Pflichtangaben automatisch einfügt. Achte besonders auf die korrekte Rechnungsnummer und den vollständigen Leistungszeitraum.

Schritt 3: Füge den §19-Hinweis ein

Platziere den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung gut sichtbar auf der Rechnung — idealerweise direkt unter dem Gesamtbetrag oder im Fußbereich.

Schritt 4: Prüfe die Rechnung vor dem Versand

Kontrolliere alle Angaben sorgfältig: Stimmen Name und Adresse? Ist die Leistungsbeschreibung vollständig und konkret? Ist die Rechnungsnummer korrekt und fortlaufend? Ist der §19-Hinweis vorhanden?

Schritt 5: Versende und archiviere die Rechnung

Versende die Rechnung per E-Mail oder Post und archiviere sie gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Mit einem Rechnungsprogramm passiert das automatisch und GoBD-konform.

Die 7 häufigsten Fehler bei Rechnungen ohne Umsatzsteuer

Fehler 1: Fehlender §19-Hinweis

Der häufigste Fehler überhaupt: Die Rechnung enthält keinen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. Das kann dazu führen, dass der Kunde die fehlende USt beanstandet oder das Finanzamt unangenehme Nachfragen stellt.

Fehler 2: Versehentlicher USt-Ausweis

Wenn du auf deiner Rechnung Umsatzsteuer ausweist, obwohl du Kleinunternehmer bist, schuldest du diese USt dem Finanzamt — auch wenn du sie eigentlich nicht berechnen müsstest. Das regelt §14c UStG und kann richtig teuer werden.

Fehler 3: Falsche Umsatzgrenzen im Kopf

Seit 2025 gelten neue Grenzen. Wer noch mit den alten Werten (22.000 Euro und 50.000 Euro) rechnet, verschenkt möglicherweise Potenzial oder verstößt unbeabsichtigt gegen die Regelung.

Fehler 4: Fehlende Pflichtangaben

Auch ohne Umsatzsteuer müssen alle anderen Pflichtangaben vorhanden sein: Steuernummer, Rechnungsnummer, vollständige Leistungsbeschreibung und Leistungszeitraum.

Fehler 5: Keine fortlaufende Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein. Lücken oder Dopplungen sind nicht erlaubt und fallen bei einer Betriebsprüfung garantiert auf. Nutze am besten ein System mit automatischer Nummerierung.

Fehler 6: Gemischte Rechnungen bei Gewerbe und freier Tätigkeit

Wenn du freiberuflich und gewerblich tätig bist, brauchst du getrennte Nummernkreise. Außerdem gilt die Kleinunternehmerregelung für den Gesamtumsatz beider Tätigkeitsarten.

Fehler 7: Überschreitung der Umsatzgrenze nicht bemerkt

Überschreitest du die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr, verlierst du den Kleinunternehmerstatus sofort — nicht erst am Jahresende. Ab der nächsten Rechnung musst du dann Umsatzsteuer ausweisen und ans Finanzamt abführen.

Sonderfälle: Rechnungen ohne USt außerhalb der Kleinunternehmerregelung

Es gibt Situationen, in denen du auch als regulär umsatzsteuerpflichtiger Freiberufler keine USt auf der Rechnung ausweist:

• Reverse-Charge-Verfahren: Bei Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern geht die Steuerschuldnerschaft auf den Empfänger über. Du schreibst die Rechnung ohne USt, aber mit dem Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren und der USt-IdNr. beider Parteien. Mehr dazu in unserem Umsatzsteuer-Leitfaden für Freiberufler.

• Steuerfreie Leistungen nach §4 UStG: Bestimmte Leistungen sind von der Umsatzsteuer befreit, zum Beispiel ärztliche Heilbehandlungen, Bildungsleistungen oder bestimmte soziale Dienstleistungen.

• Leistungen an Drittländer: Dienstleistungen an Unternehmen außerhalb der EU sind in Deutschland nicht steuerbar und werden daher ohne USt in Rechnung gestellt.

In all diesen Fällen musst du den jeweiligen Befreiungsgrund auf der Rechnung angeben — der §19-Hinweis wäre hier nicht korrekt und darf nicht verwendet werden.

So hilft dir time2invoice bei Rechnungen ohne Umsatzsteuer

Mit time2invoice erstellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer in wenigen Minuten — korrekt und vollständig:

• Automatischer §19-Hinweis: Wenn du in den Einstellungen die Kleinunternehmerregelung aktivierst, wird der Hinweis auf jeder Rechnung automatisch eingefügt
• Pflichtangaben-Check: time2invoice prüft vor dem Versand, ob alle gesetzlichen Pflichtangaben vorhanden sind
• Fortlaufende Rechnungsnummern: Die Nummerierung erfolgt automatisch und garantiert lückenlos
• E-Rechnung inklusive: Auch als Kleinunternehmer kannst du E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen und empfangen
• Umsatzüberwachung: Das Dashboard zeigt deinen aktuellen Jahresumsatz im Verhältnis zur Kleinunternehmergrenze und warnt dich rechtzeitig

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Häufig gestellte Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer einen Hinweis auf §19 UStG auf die Rechnung schreiben?

Ja, der Hinweis ist gesetzlich vorgeschrieben. Du musst auf jeder Rechnung darauf hinweisen, dass du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer berechnest. Eine bewährte Formulierung ist: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Ohne diesen Hinweis kann es zu Nachfragen vom Finanzamt oder von Kunden kommen.

Was passiert, wenn ich versehentlich Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweise?

Wenn du als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf einer Rechnung ausweist, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt — das regelt §14c Abs. 2 UStG. Du musst die Rechnung korrigieren, indem du eine Stornorechnung erstellst und eine neue Rechnung ohne USt ausstellst. Die zu Unrecht ausgewiesene Steuer musst du an das Finanzamt abführen, bis die Korrektur erfolgt ist.

Kann ich als Kleinunternehmer auch E-Rechnungen erstellen?

Ja, seit 2025 müssen alle Unternehmer — auch Kleinunternehmer — E-Rechnungen empfangen können. Das Erstellen von E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format ist ebenfalls möglich und für die Zukunft empfehlenswert. Der Kleinunternehmerstatus wird im strukturierten Rechnungsformat automatisch korrekt hinterlegt.

Wie unterscheidet sich eine Rechnung ohne USt von einer Rechnung mit 0 Prozent USt?

Eine Rechnung mit 0 Prozent USt gibt es im deutschen Steuerrecht nicht als Standardfall. Der Umsatzsteuersatz beträgt entweder 19 Prozent (Regelsteuersatz) oder 7 Prozent (ermäßigter Steuersatz). Als Kleinunternehmer weist du gar keine USt aus — du schreibst also weder 0 Prozent noch einen anderen Satz auf die Rechnung, sondern nur den Nettobetrag plus den §19-Hinweis.

Muss mein Kunde die Rechnung ohne USt akzeptieren?

Ja, dein Kunde muss eine korrekte Rechnung ohne USt akzeptieren. Allerdings kann er in diesem Fall keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Das ist besonders für B2B-Kunden relevant, die den Vorsteuerabzug als Kostenvorteil nutzen. In der Praxis akzeptieren die meisten Unternehmen Kleinunternehmer-Rechnungen problemlos — für Privatkunden ist es sogar ein Vorteil, da der Gesamtpreis niedriger ausfällt.

Ab welchem Umsatz muss ich Umsatzsteuer ausweisen?

Du verlierst den Kleinunternehmerstatus, wenn dein Umsatz im Vorjahr über 25.000 Euro lag oder wenn du im laufenden Jahr die 100.000-Euro-Grenze überschreitest. Ab dem Zeitpunkt der Überschreitung musst du auf allen folgenden Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen und regelmäßige Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben. Behalte deinen Umsatz daher immer im Blick — mit der Umsatzübersicht in time2invoice siehst du jederzeit, wo du stehst.

Fazit: Rechnungen ohne USt richtig erstellen

Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ist für Kleinunternehmer der Standard — aber nur, wenn sie korrekt erstellt wird. Achte auf alle Pflichtangaben, vergiss den §19-Hinweis nicht und behalte deine Umsatzgrenzen im Blick. Mit einem professionellen Rechnungsprogramm erledigst du das automatisch und vermeidest teure Fehler.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung. Bei Fragen zu deiner individuellen steuerlichen Situation wende dich an einen Steuerberater.