DATEV-Export aus dem Rechnungsprogramm: So geht's

DATEV-Export: Die Brücke zwischen dir und deinem Steuerberater

Wenn dein Steuerberater sagt "Schick mir die DATEV-Daten", klingt das erstmal technisch und kompliziert. Dabei ist der DATEV-Export nichts anderes als ein standardisiertes Datenformat, das deine Rechnungen und Buchungen so aufbereitet, dass dein Steuerberater sie direkt in seine Software übernehmen kann — ohne manuelles Abtippen, ohne Fehler.

In diesem Guide erklären wir dir, was DATEV ist, warum der Export so wichtig ist, welche Formate es gibt und wie du den DATEV-Export aus deinem Rechnungsprogramm einrichtest.

Was ist DATEV?

DATEV eG ist eine Genossenschaft mit Sitz in Nürnberg und der mit Abstand grösste Softwareanbieter für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte in Deutschland. Rund 40.000 Steuerberatungskanzleien nutzen DATEV-Software — das sind mehr als 90 Prozent aller Kanzleien in Deutschland.

DATEV stellt unter anderem bereit:

• DATEV Rechnungswesen — die Buchhaltungssoftware für Steuerberater
• DATEV Unternehmen online — Schnittstelle zwischen Mandant und Steuerberater
• DATEV Belegbilderservice — digitale Belegverwaltung
• DATEV-Schnittstellen — standardisierte Import-/Exportformate

Warum ist DATEV relevant für dich?

Weil dein Steuerberater höchstwahrscheinlich mit DATEV arbeitet. Und wenn du ihm deine Buchungsdaten im DATEV-Format lieferst, spart das beiden Seiten enorm viel Zeit und Geld.

Warum der DATEV-Export so wichtig ist

Ohne DATEV-Export

Dein Steuerberater erhält von dir:

• Einen Ordner mit ausgedruckten Rechnungen
• Oder PDF-Dateien per E-Mail
• Vielleicht eine Excel-Liste mit Einnahmen und Ausgaben

Was er dann tut: Jede einzelne Buchung manuell in seine DATEV-Software eintippen. Bei 50 Rechnungen pro Jahr sind das 50 manuelle Buchungssätze — fehleranfällig und zeitaufwändig. Die Folge: höhere Steuerberaterkosten für dich.

Mit DATEV-Export

Du klickst in deinem Rechnungsprogramm auf "DATEV-Export", erhältst eine Datei und sendest sie deinem Steuerberater. Er importiert die Datei — und alle Buchungen sind sofort in seinem System. Kein Abtippen, keine Fehler, minimaler Zeitaufwand.

Ergebnis: Weniger Arbeit für den Steuerberater = niedrigere Kosten für dich.

Kosten sparen durch DATEV-Export

Steuerberater rechnen nach der Steuerberatergebührenverordnung (StBVV) ab. Die Gebühren sind abhängig vom Aufwand. Wenn dein Steuerberater weniger manuell erfassen muss, kann das deine jährlichen Kosten um 200 bis 500 Euro senken — je nach Rechnungsvolumen.

Die DATEV-Exportformate erklärt

Es gibt verschiedene DATEV-Formate. Die wichtigsten für Freiberufler und Kleinunternehmer:

1. DATEV-Buchungsstapel (CSV-Format)

Das DATEV-Buchungsstapelformat ist das gängigste Format für den Austausch von Buchungsdaten zwischen Mandant und Steuerberater. Es handelt sich um eine CSV-Datei (kommagetrennte Werte) mit einer definierten Spaltenstruktur.

Enthaltene Daten:

• Umsatz (Betrag)
• Soll-/Haben-Kennzeichen
• Gegenkonto (Sachkonto)
• Belegdatum
• Buchungstext
• Belegnummer
• Steuerschlüssel
• Kostenstelle (optional)

Vorteil: Weit verbreitet, von fast allen Rechnungsprogrammen unterstützt, einfach per E-Mail versendbar.

2. DATEV-ASCII-Format

Ein älteres, aber immer noch gebräuchliches Format für den Datenaustausch. Es wird zunehmend durch das CSV-Format abgelöst, ist aber bei manchen Kanzleien noch im Einsatz.

3. DATEV Unternehmen online

Die modernste Variante: Du lädt deine Rechnungen und Belege direkt auf die Plattform DATEV Unternehmen online hoch. Dein Steuerberater greift direkt darauf zu — in Echtzeit.

Vorteil: Kein manueller Datenaustausch, dein Steuerberater sieht immer den aktuellen Stand.

Nachteil: Erfordert einen DATEV-Zugang und die Einrichtung durch den Steuerberater.

4. DATEV-Rechnungsdatenservice

Speziell für den Export einzelner Rechnungsbelege mit strukturierten Daten. Besonders relevant im Zusammenhang mit der E-Rechnung.

Was dein Steuerberater wirklich braucht

Bevor du den Export einrichtest, kläre mit deinem Steuerberater diese Fragen:

Welches Format?

Frage: "Welches DATEV-Format soll ich nutzen — Buchungsstapel (CSV), Unternehmen online oder ein anderes?"

Die meisten Steuerberater bevorzugen den DATEV-Buchungsstapel als CSV — es ist das einfachste und universellste Format.

Welcher Kontenrahmen?

In Deutschland gibt es zwei gängige Kontenrahmen:

• SKR 03 — der ältere, weit verbreitete Kontenrahmen (häufiger bei gewerblichen Unternehmen)
• SKR 04 — der neüre Kontenrahmen (häufiger bei Steuerberatern empfohlen)

Dein Steuerberater sagt dir, welchen Kontenrahmen er nutzt. Die meisten Rechnungsprogramme unterstützen beide.

Welche Berater- und Mandantennummer?

Für den DATEV-Import benötigt die Datei die Beraternummer (deines Steuerberaters) und die Mandantennummer (deine Nummer bei deinem Steuerberater). Frage diese Nummern einmalig ab und hinterlege sie in deinem Rechnungsprogramm.

Wie oft exportieren?

Die gängigsten Intervalle:

• Monatlich — ideal bei Umsatzsteuervoranmeldung
• Quartalsweise — bei quartalsweiser Voranmeldung
• Jährlich — bei Kleinunternehmern oder sehr einfacher Buchführung

DATEV-Export einrichten: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Kontenrahmen wählen

Hinterlege in deinem Rechnungsprogramm den Kontenrahmen (SKR 03 oder SKR 04), den dein Steuerberater nutzt. Die Software ordnet dann deine Buchungen automatisch den richtigen Sachkonten zu.

Schritt 2: Berater- und Mandantennummer eintragen

Gib die Beraternummer und Mandantennummer ein, die du von deinem Steuerberater erhalten hast. Diese werden in die DATEV-Exportdatei eingebettet.

Schritt 3: Buchungskategorien prüfen

Stelle sicher, dass deine Einnahmen und Ausgaben korrekt kategorisiert sind. Typische Kategorien und ihre DATEV-Konten:

Schritt 4: Export durchführen

Wähle den Zeitraum (Monat, Quartal oder Jahr) und klicke auf DATEV-Export. Dein Rechnungsprogramm generiert eine CSV-Datei mit allen Buchungen im DATEV-Format.

Schritt 5: Datei an den Steuerberater senden

Sende die exportierte Datei per E-Mail oder lade sie bei DATEV Unternehmen online hoch. Dein Steuerberater importiert sie mit einem Klick in seine Software.

DATEV-Export bei gemischter Tätigkeit

Wenn du sowohl freiberuflich als auch gewerblich tätig bist, wird der DATEV-Export etwas anspruchsvoller. Dein Steuerberater braucht die Buchungen getrennt nach Einkunftsart:

• Freiberufliche Einnahmen auf separaten Erlöskonten
• Gewerbliche Einnahmen auf eigenen Erlöskonten
• Gemischte Ausgaben anteilig aufgeteilt

Mit time2invoice ist das automatisch gelöst: Da du bei jedem Projekt den Tätigkeitstyp festlegst, werden die DATEV-Exportdaten automatisch nach freiberuflich und gewerblich getrennt — dein Steuerberater erhält saubere, vorbereitete Daten.

Mehr zur Einnahmentrennung findest du in unserem Artikel Freiberufler mit Gewerbe: Einnahmen richtig trennen.

Häufige Probleme beim DATEV-Export

Problem 1: Falscher Kontenrahmen

Du exportierst mit SKR 03, dein Steuerberater nutzt SKR 04 (oder umgekehrt). Lösung: Einmalig abklären und korrekt hinterlegen.

Problem 2: Fehlende Berater-/Mandantennummer

Ohne diese Nummern kann dein Steuerberater die Datei nicht importieren. Lösung: Vor dem ersten Export die Nummern erfragen.

Problem 3: Falsche Buchungskategorien

Wenn Einnahmen oder Ausgaben falsch kategorisiert sind, landen sie auf den falschen DATEV-Konten. Lösung: Kategorien regelmäßig prüfen und bei Unsicherheit den Steuerberater fragen.

Problem 4: Doppelte Buchungen

Wenn du denselben Zeitraum mehrfach exportierst, können Buchungen doppelt beim Steuerberater ankommen. Lösung: Klare Zeiträume definieren und nicht überlappend exportieren.

Problem 5: Sonderzeichen und Umlaute

Manche ältere DATEV-Versionen haben Probleme mit Sonderzeichen in Buchungstexten. Lösung: Ein gutes Rechnungsprogramm bereinigt Sonderzeichen automatisch beim Export.

DATEV-Export mit time2invoice

time2invoice bietet einen vollständigen DATEV-Export ab dem Starter-Plan:

• Ein-Klick-Export — Zeitraum wählen, exportieren, fertig
• SKR 03 und SKR 04 unterstützt
• Berater- und Mandantennummer hinterlegbar
• Automatische Kontenzuordnung nach Buchungskategorie
• Getrennte Exports nach Tätigkeitstyp (freiberuflich/gewerblich)
• Belegverknüpfung — Rechnungs-PDFs können als Belege mitgeliefert werden

Alternativen zum DATEV-Export

Nicht jeder Steuerberater besteht auf DATEV. Alternativen:

CSV-Export

Ein einfacher CSV-Export deiner Buchungen, den dein Steuerberater manuell in sein System importiert. Weniger standardisiert als DATEV, aber bei kleinem Buchungsvolumen ausreichend.

PDF-Rechnungsordner

Du sammelst alle Rechnungen als PDF in einem Ordner (nach Monaten sortiert) und übergibst sie dem Steuerberater. Er erfasst sie manuell. Funktioniert, ist aber der teuerste und langsamste Weg.

DATEV Unternehmen online

Die Premium-Variante: Dein Rechnungsprogramm synchronisiert direkt mit DATEV Unternehmen online. Dein Steuerberater sieht deine Buchungen in Echtzeit.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Brauche ich einen DATEV-Export als Kleinunternehmer?

Wenn du einen Steuerberater hast, ja. Der DATEV-Export spart deinem Steuerberater Zeit — und dir Geld. Wenn du deine Steuererklärung selbst machst (z.B. mit ELSTER), brauchst du keinen DATEV-Export.

Was kostet der DATEV-Export?

Bei den meisten Rechnungsprogrammen ist der DATEV-Export in den Bezahltarifen enthalten. Bei time2invoice ist er ab dem Starter-Plan (9 Euro pro Monat) verfügbar. Bei sevDesk und lexoffice ist er ebenfalls in den Bezahltarifen inklusive.

Welchen Kontenrahmen soll ich wählen?

Frage deinen Steuerberater. In der Praxis nutzen die meisten Kanzleien SKR 03 oder SKR 04. Beide sind gleichwertig — die Wahl hängt von der Präferenz deines Steuerberaters ab.

Wie oft sollte ich den DATEV-Export machen?

Das hängt von deiner Situation ab. Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist und monatliche Voranmeldungen machst, empfiehlt sich ein monatlicher Export. Als Kleinunternehmer reicht oft ein jährlicher Export vor der Steuererklärung.

Kann mein Steuerberater direkt auf mein Rechnungsprogramm zugreifen?

Manche Programme bieten einen Steuerberater-Zugang, über den dein Steuerberater deine Buchungen direkt einsehen kann. Das ist die komfortabelste Lösung. Alternativ reicht der regelmäßige DATEV-Export per Datei.

Unterstützt mein Rechnungsprogramm DATEV?

Die meisten professionellen Programme in Deutschland bieten DATEV-Export: time2invoice (ab Starter), sevDesk (ab Buchhaltung-Tarif), lexoffice (ab M-Tarif), Papierkram (ab Plus-Tarif). Einen Vergleich findest du in unserem Rechnungsprogramm-Vergleich 2026.

Fazit: DATEV-Export spart Zeit und Geld

Der DATEV-Export ist die effizienteste Brücke zwischen deinem Rechnungsprogramm und deinem Steuerberater. Einmal eingerichtet, sparst du bei jedem Export Zeit — und senkst deine Steuerberaterkosten spürbar.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information. Die konkreten Anforderungen an den DATEV-Export können je nach Steuerberaterkanzlei variieren. Kläre die Details direkt mit deinem Steuerberater.